Een gap-analyse uitvoeren
Het is een eeuwenoud zakelijk dilemma: u wilt uw bedrijf laten groeien, maar u weet niet zeker waar en hoe u middelen moet toewijzen om dit te realiseren. Klinkt bekend? Dan kunt u wellicht een gap-analyse uitvoeren.
Een gap-analyse is een onderzoek en beoordeling van uw huidige prestaties om de verschillen te identificeren tussen uw huidige stand van zaken en waar u zou willen zijn. Het kan worden samengevat in een paar vragen:
Waar zijn we nu?
Waar zouden we willen dat we waren?
Hoe gaan we de kloof dichten?
Het uitvoeren van een gap-analyse kan u helpen uw bedrijfsefficiëntie, uw product en uw winstgevendheid te verbeteren doordat u de “hiaten” in uw bedrijf kunt opsporen. Als het eenmaal is voltooid, kunt u uw middelen en energie beter richten op die geïdentificeerde gebieden om ze te verbeteren.
Hoe voer ik een gap-analyse uit?
Een gap-analyse visualiseert het verschil tussen realiteit en doel voor uw organisatie, waardoor het gemakkelijk is om medewerkers te laten zien waar er nog ruimte is om te groeien. Het is een geweldige manier om uw gegevens te visualiseren en te laten zien waar uw organisatie het moeilijk heeft of juist floreert. In dit artikel zullen we specifiek ingaan op hoe een gap-analyse kan worden gebruikt binnen een afdeling; het kan ook worden gebruikt voor uw hele bedrijf of voor een enkel proces. De vier stappen die in de onderstaande proces worden beschreven, helpen u ervoor te zorgen dat u precies weet met welke problemen u te maken heeft en hoe u deze kunt oplossen:
Stap 1: Identificeer de huidige toestand van uw afdeling.
Heeft u een strategisch plan of een Balanced Scorecard? Bepaal eerst de prioriteit van dat plan of die scorekaart. Stel dat uw bankorganisatie de groei met 30% per jaar wil verhogen en met 8% per jaar is gegroeid. Dat brengt uw “huidige toestand” op 8% groei. Of misschien werkt u voor een productieorganisatie die een omzet van $ 180.000 per werknemer genereert, en uw doel is om dat te laten groeien tot $ 250.000 per werknemer. Dat zou uw huidige toestand op $ 180.000 per werknemer brengen.
Houd er rekening mee dat uw huidige toestand niet financieel hoeft te zijn. Als uw non-profitorganisatie momenteel 10.000 maaltijden per week serveert aan daklozen, is dat uw huidige toestand. Of, als u voor een gemeentelijke overheid werkt, heeft u misschien 200 openbare veiligheidsincidenten per 100.000 inwoners per jaar – nog een voorbeeld van de huidige staat.
U denkt nu waarschijnlijk: “We hebben veel huidige staten!” En je hebt waarschijnlijk gelijk! U kunt op elk ervan een gap-analyse uitvoeren. Probeer voor de toepassing van dit artikel vast te houden aan de huidige status die het beste uw hele afdeling vertegenwoordigt.
Stap 2: Bepaal waar u met uw afdeling wilt zijn.
Dit toekomstige doel wordt soms een gewenste staat, toekomstig doel of stretch-doel genoemd. Om dit te bereiken, moet u nadenken over hoe u het vandaag doet in uw huidige staat (vanaf stap één) en waar u echt wilt zijn binnen een redelijk tijdsbestek. Als u een gap-analyse doet in de context van uw strategisch plan, kijk dan eens naar de doelstellingen op uw plan. Deze doelstellingen kunnen drie tot vijf jaar uitlopen, wat ideaal is. Waar ben je met ze? Om dat te beantwoorden, ga terug naar uw huidige focusgebieden.
Toekomstige toestand voor uw bank: 30%.
Toekomstige toestand voor uw productieorganisatie: $ 250.000 aan inkomsten per persoon.
Toekomstige toestand voor uw non-profitorganisatie: 20.000 maaltijden per week.
Toekomstige toestand voor uw gemeente: 100 veiligheidsincidenten per 100.000 inwoners per jaar.
U kunt het zelfs in kaart brengen en een duidelijke weergave zien van de huidige staat en de toekomstige staat.
Stap 3: Identificeer de hiaten in uw afdeling.
Nu u weet waar uw organisatie zich momenteel bevindt en waar u deze in de toekomst wilt hebben, is het tijd om de kloof te overbruggen.
Bekijk de tabel (rechts); de “gap” is het grijs gearceerde gebied, dat het verschil laat zien tussen waar je bent en waar je wilt zijn. Wanneer u hiaten in uw afdeling identificeert, moet u ervoor zorgen dat uw doel en uw huidige toestand in dezelfde periode bestaan. Dus als je toekomstige doel drie jaar vooruit is, moet je je huidige toestand voor drie jaar extrapoleren om de juiste kloof te zien. Als u bijvoorbeeld met 8% groeit en u wilt drie jaar lang met 30% per jaar groeien, moet u overwegen hoeveel inkomsten u momenteel heeft en hoeveel u in 3 jaar bij uw huidig tempo. Als je momenteel €100 aan inkomsten hebt, zou deze bijna €220 bedragen met een groei van 30% in drie jaar en €126 met een groei van 8% in dezelfde periode. Dus je “gap” is €94.
Sommige organisaties projecteren geen drie jaar. In plaats daarvan zouden ze kunnen zeggen dat ze willen dat hun gaarkeuken vandaag 25.000 maaltijden serveert in plaats van 10.000 maaltijden. Daarom is hun kloof 15.000 maaltijden.
Dit is een goed moment om erachter te komen waarom er een kloof is.
Wees specifiek over de kloof. Als uw omzet per werknemer bijvoorbeeld €70.000 lager is dan gepland, waarom is dat dan? Is er een probleem met de manier waarop u werkt, met klanten of met uw prijzen?
Graaf dieper en bepaal waarom deze kloof is ontstaan. Doe dit door vragen te stellen – en de antwoorden op die vragen in twijfel te trekken – totdat de grondoorzaken van de kloof duidelijk worden. Je hebt misschien gehoord over de vijf x waarom vragen; hieronder een voorbeeld:
“Waarom zijn klanten zo moeilijk om mee samen te werken?” Omdat ze iets op maat willen.
“Waarom willen ze maatwerk?” Omdat ze met een ander probleem te maken hebben dan ons bedrijf had gedacht.
“Waarom hebben we ons niet voorgesteld met welk probleem de klant wordt geconfronteerd?” Omdat we zijn begonnen in de zorgsector en nu de meeste van onze klanten in de banksector zitten.
“Waarom hebben we geen product voor de banksector gebouwd?” Omdat ons product ontwikkelingsteam niet nadenkt over nieuwe productaanbiedingen.
“Waarom denken we niet aan nieuwe productaanbiedingen?” Omdat we het te druk hebben met het maken van maatwerkproducten.
Stap 4: Bedenk verbeteringen om de hiaten in uw afdeling te dichten.
Nu u heeft ontdekt waarom de kloof in uw afdeling zich voordoet, is het tijd om uit te zoeken wat de juiste manier is om deze te dichten. Gebruik de volgende richtlijnen om ervoor te zorgen dat de verbeteringen die u bedenkt solide zijn:
Baseer alle verbeteringen op de informatie die u hebt ontdekt bij het identificeren van de hiaten. Als uw team het bijvoorbeeld te druk heeft met maatwerk, zal het moeilijk voor hen zijn om een stap terug te doen en een nieuw productaanbod te bedenken. Als u een paar weken geen maatwerk meer aanneemt, krijgt uw team de tijd om een schaalbaar product te maken voor uw nieuwe doelgroep.
Overweeg de implementatiekosten voor elke oplossing. Misschien heb je niet de mogelijkheid om te stoppen met werken met je huidige klanten. Kunt u de ontwikkeling van een nieuw aanbod uitbesteden? Misschien samenwerken met een andere organisatie?
Identificeer einddatums waarop u de hiaten wilt laten oplossen. Zonder een einddatum vast te stellen voor het verbeteren van de klantervaring, kan het uiteindelijk over het hoofd worden gezien of genegeerd. Stel een voltooiingsdatum vast – ook al is het jaren in de toekomst – en stel vervolgens mijlpalen vast om succes te garanderen.
Laat uw gap-analyse niet op de plank liggen om stof te verzamelen!
Voor nu twee laatste adviezen. Ten eerste: zorg ervoor dat u de verbeteringen opvolgt nadat u dit proces voor gap-analyse heeft doorlopen en uw eigen plan heeft gemaakt. Anders is er een reëel risico dat de oplossingen die u zo zorgvuldig heeft ontworpen, stof gaan happen.
Pas ook op dat u niet te veel gaten tegelijk probeert te dichten. Soms zijn ze allemaal gerelateerd en is het gemakkelijk om dat te doen, maar soms legt u teveel stress op de organisatie en merkt u uiteindelijk dat er geen hiaten worden gedicht. Een gap-analyse kan ook worden aangevuld met andere strategische planningskaders, waaronder een SWOT-analyse. Door deze tools samen te gebruiken, helpt u uw organisatie tot ver in de toekomst succesvol te zijn.
Hulp nodig bij uw gap-analyse? Neem contact met ons op!
NEWID CONSULTING – INTERIM & ADVIES
Vind dit artikel ook op LinkedIn
#organisatieadviesbureau #workshop #Newidconsulting #business #werk #missie #Newid #gapanalyse #strategisch #storytellingwoordenvertrouwenveranderingverandermanagementstrategievertellenverhalen #communiceren #strategischplan #leiderschap #leider #visie #actieplan #vertrouwen #verandermanagement #teamwerk #consulting #opladen #implementatie #advies #resultaten #begeleiding #coaching #newidconsulting #betereresultaten #kansen #Scaleupmethod #veerkracht #KPI #verandering #training #directie #reorganisatie #vereenvoudig #kpi039s #samenwerking #organisatie #consultants #leiderschapstraining #organisatiestructuur #planning #communicerenoververandering #advisering #organisatieadvies #innovatiesucces #coach #innovatie #2021 #strategietraject #consultant #Scaleupmethode #organisatieontwikkeling #ondernemerschap #strategieontwikkeling #leiders #teamwerkverbeteren #socialdistaning #investeren #nijmegen #resultaatgericht #teamontwikkeling #management #implementatievaneenverandertraject #team #opportuna #uitdagingen #doelstellingen #scaleup #structuur #workshops #implementatievanverandering #workshopadvies #bedrijf #duurzameverandering #directiecoaching #Blijfgefocustopheteinddoel #OKR #doelstelling #bereikbaredoelstellingen #strategischeplanning #corona #organisatorischegezondheid #OKR039s #strategie #adviesbureau #succes #OKRmethode #effectiviteit #gezondheid #communicatie #thuiswerken #teamwork #adviseur #managementadvies