Wie wenst er meer vergaderingen bij te kunnen wonen?! We weten allemaal hoe het voelt om uit een vergadering te komen, wetende dat het geen zin had daar te zijn … of dat het zo veel productiever had kunnen zijn als het maar beter was gerund.

Gemiddeld verspillen we ongeveer 200 uur per jaar aan onproductieve vergaderingen (Harvard Business Review (2007)). Dat is het equivalent van een week die we op het strand hadden kunnen doorbrengen!

Waarom vergaderingen mislukken
De belangrijkste redenen voor die slechte vergaderingen waren:

  • Rond en rond gaan in cirkels
  • Irrelevante agendapunten
  • Eindeloze discussies zonder resolutie.

Klinkt bekend? Als dat zo is, is december een goed moment om dingen op een rijtje te zetten en opnieuw te beginnen: na de feestdagen zaken te ontbinden, te wissen en prioriteiten te stellen. Om na te denken over hoe jij jouw vergaderingen en projecten efficiënter kunt beheren om met veranderingen om te gaan en mensen mee te nemen. Het is zelfs essentieel in deze snel veranderende wereld waar alles in beweging blijft.

Het geheim van succesvolle vergaderingen is planning en facilitering. Facilitering wekt momenteel veel belangstelling, omdat het teamsamenwerking, agile teams, project- en verandermanagement ondersteunt en beantwoordt aan de zakelijke behoefte aan bekwame facilitators voor vergaderingen en workshops.

Betere vergaderingen faciliteren
Er zijn een aantal tips die ik met jullie wil delen, als het gaat om het faciliteren van een vergadering:

  1. Planning is een ongelooflijk belangrijk onderdeel van facilitering – het is waar de meeting over moet gaan; over hoe we de resultaten van de taak zullen bereiken.
  2. Begin met het verduidelijken van het doel – de hoofdtaak. Deel dit vervolgens op in subtaken.
  3. Overweeg de mate van onzekerheid van deze taken, en maak een prioriteitenlijst:
    – Zeker: de vraag / het probleem is duidelijk en het antwoord is gemakkelijk te verkrijgen bij de mensen in de groep.
    – Complex: het probleem is relatief duidelijk, maar de oplossing moet worden ontwikkeld.
    – Onzeker: de aard van het probleem is onduidelijk en moet worden gedefinieerd. Alleen dan kan een oplossing worden onderzocht.
  4. Kies een geschikt proces en formaat voor elke taak.
  5. Overweeg en plan de benodigde tijd voor elke taak.

Divergent-Convergent denken.
Een zeer bruikbare benadering is die van het divergente-convergente denken. Vaak besteden workshops of vergaderingen tijd aan het identificeren van veel ideeën / factoren om ze allemaal op tafel te krijgen. Daarna hebben ze geen tijd meer. De organisator kan dan aanbieden om alle geïdentificeerde factoren te verzamelen en te delen met deelnemers, maar er gebeurt niets anders omdat er geen beslissing is genomen. Betere planning zou geschikte ‘Divergent and Convergent’ technieken gebruiken. Uiteenlopende technieken openen ideeën, zoals brainstorming. Je moet dan een Convergent tool toevoegen om dingen te beperken, zoals bijvoorbeeld een prioriteitenmatrix. Dit helpt tot het leiden naar specifieke acties, in plaats van dat ideeën op tafel worden gegooid en vervolgens daar ook worden achter gelaten.

NEWID CONSULTING – INTERIM & ADVIES