Methoden voor systeemverandering blijven toenemen in herkenning, variëteit en gebruik. Stel, je hebt de keuze gemaakt om met verandering aan de slag te gaan. Je hebt naar de verschillende methoden gekeken. Waar begin je? Wat is het verschil tussen de ene veranderingsmethode en de andere? Hoe kun je het onderscheid begrijpen zonder er al te veel tijd mee kwijt te zijn? In dit artikel definieer ik enkele kenmerken om je te helpen de verschillende beschikbare veranderingsmethoden te categoriseren, om de focus en het doel van je werk en daarmee verandering te ondersteunen.

In Alice’s Adventures in Wonderland, van Lewis Carroll, zei de kat: “Als je niet weet waar je naartoe gaat, zal elke weg je daarheen brengen”. Dit gaat echter vaak gepaard met een hoop onzekerheid, vooral in grotere organisaties. Een doel stellen zorgt er dan voor dat we opzettelijk ergens naartoe gaan. Het beantwoordt de vragen: Wat is de focus en het doel van ons werk? Welke methoden zijn hiervoor ontworpen? Er zijn vijf overkoepelende dimensies van een doel. Planning (plan), structurering (structure) en verbetering (improve) beschrijven processen die zijn ontworpen om een specifiek doel te bereiken. Aanpasbare veranderingsmethoden (adapt) omvatten deze processen en het uiteindelijk te bereiken doel. Ondersteunende processen (support) verbeteren het werk, ongeacht het doel voor tijdens en na de verandering (zie de onderstaande afbeelding).

  1. Aanpasbare veranderingsmethoden (adapt) worden gebruikt voor verschillende doeleinden in organisaties, waaronder het plannen, structureren en verbeteren. Deze groep veranderingsmethoden gebruikt principes en werkwijzen die zich aanpassen aan verschillende behoeften binnen de organisatie. Voorbeelden van veranderingsmethoden in deze groep zijn Appreciative Enquiry, Collaborative Loops en Dialogue and Deliberation.
  2. Planning veranderingsmethoden (plan) helpen mensen in organisaties samen hun toekomst vorm te geven. Veranderingsmethoden in deze groep bepalen de strategische richting en kernidentiteit door middel van activiteiten zoals zelfanalyse, exploratie, visioning, verduidelijking van waarden, doelen stellen en actieontwikkeling. Voorbeelden van veranderingsmethoden in deze groep zijn Future Search, Scenario Thinking en Search Conference.
  3. Structurerende veranderingsmethoden (structure) organiseren het systeem om de gewenste toekomst te creëren. Ze vertrouwen op een effectief plan en resulteren in opnieuw gedefinieerde relaties tussen mensen en opnieuw ontworpen werkmethoden. Voorbeelden van veranderingsmethoden in deze groep zijn Participative Design Workshop, Collaborative Work System Design en Whole-Systems Approach.
  4. Verbeterende veranderingsmethoden (improve) verhogen de effectiviteit en creëeren operationele efficiëntie op gebieden als cyclustijd, verspilling, productiviteit en relaties. Basisaannames over hoe de organisatie werkt blijven vaak hetzelfde, terwijl doorbraken worden bereikt in processen, relaties, individueel gedrag, kennis en distributief leiderschap. Voorbeelden van veranderingsmethoden in deze groep zijn Six Sigma, Rapid Results en Action Learning.
  5. Ondersteunend (support) verwijst naar veranderingswerkwijzen die de effectiviteit van andere veranderingsmethoden vergroten, waardoor deze robuuster en beter geschikt zijn voor de omstandigheden en deelnemers in de organisatie. Ze zijn als specerijen in een maaltijd, en kunnen worden gezien als verrijkende methoden om de unieke smaak van de organisatie te bevredigen. Ze weven in en worden vaak permanente elementen van de andere methoden die gebruikt zijn. Voorbeelden van veranderingsmethoden in deze groep zijn Playback Theatre, online omgevingen en Visual Re-cording & Graphic Facilitation.

De meeste methoden maken gebruik van een of een reeks evenementen tijdens een veranderingsproces. Hoewel ze zich allemaal op hele systemen binnen organisaties concentreren, betrekken sommigen grote aantallen deelnemers tegelijkertijd, terwijl anderen in de loop van de tijd kleinere aantallen betrekken. Weer anderen gebruiken technologie om mensen samen te brengen in tijd en ruimte.

Wat het beste is voor jouw situatie? Grootte heeft veel implicaties, zowel strategisch als praktisch. Betrek je het hele systeem of een betekenisvolle subset? Welke voorzieningen heb je nodig? Hoeveel mensen neem je op? Wat zijn de potentiële kosten per persoon en hoeveel kun je betalen? Het is een moeilijke balans om zoveel mogelijk van het systeem op te nemen terwijl je omgaat met de beperkingen van ruimte, tijd en kosten. Echter zijn ook deze afhangend van de veranderingsmethode die je kiest en naar organisatie in te richten (zie mijn artikel over financiële overwegingen bij het gebruik van veranderingsmethoden).

Bij het bepalen welk veranderingsproces je wilt gebruiken, is tijd altijd een factor. Wat is het gevoel van urgentie? Wat voor tempo kan de organisatie aannemen? Wat is mogelijk in termen van hoe vaak mensen kunnen verzamelen? Ongeacht de aard van het proces, het vereist tijd voor voorbereiding, voor evenement(en) en voor follow-up. Dit is vaak moeilijk te karakteriseren omdat het sterk afhankelijk is van de complexiteit van het initiatief. Sommige methoden hebben een natuurlijk begin en einde. Anderen zijn geschikt voor een periodieke planningscyclus, en sommigen worden uiteindelijk “de manier waarop dingen worden gedaan”. De volgende cycli worden geïdentificeerd:

  • Zoals nodig. Wordt gedaan om een beoogd doel te bereiken. Deze veranderingsmethoden zijn meestal niet gepland om te worden herhaald. Soms worden ze maar één keer gebruikt; ze kunnen echter opnieuw worden gebruikt als zich een nieuw doel voordoet.
  • Periodiek. Na verloop van tijd worden deze veranderingsmethoden vaak gebruikt voor planningsprocessen. Herhaling kan bijvoorbeeld om de paar jaar worden gepland en uitgevoerd.
  • Doorlopend. Voor sommige veranderingsmethoden is het doel dat het evenement ophoudt een evenement te zijn en volledig wordt geïntegreerd in de bedrijfsvoering. Het volledige voordeel wordt gerealiseerd wanneer de toepassing dagelijkse praktijk wordt. Nu je een idee hebt van de vijf overkoepelde dimensies van een doel, hoe tijd, ruimte en kosten kunnen afhangen van de veranderingsmethode die wordt gebruikt en het verschil in cycli bij de verschillende veranderingsmethoden, wil ik in het volgende artikel graag dieper ingaan op de vraag: “Wat is dan het doel (binnen jouw organisatie)”?

NEWID CONSULTING, INTERIM & ADVIES