Wanneer mensen deelnemen aan het selectieproces van een veranderingsmethode, ontwikkelen ze meestal een gezonde interesse in het volgende: kosten, voordelen en andere overwegingen met betrekking tot de nodige middelen.

Kosten

Zodra mensen besluiten om grote groepsmethoden te gebruiken om hun organisatie uitdagingen aan te gaan, is er vaak een vroege vraag die zich voordoet: “Hé, wat gaat dit kosten?” Wel, het zou geweldig zijn als ik u voor elk een standaardkost konden geven per methode, of zelfs een formule om erachter te komen. Dat kan ik niet. De twee grote variabele kosten voor een methode zijn facilitaire kosten en facilitator kosten. Beide kunnen sterk variëren. De vice-president strategische planning van een Fortune 100-bedrijf heeft bijvoorbeeld een eilandresort geboekt voor een driedaagse zoekconferentie. De totale kosten van de sessie waren 55.000 euro. Vijf weken later hield een berggemeenschap in Colorado een zoekconferentie – dezelfde exacte agenda – in een gratis lokaal gemeenschapscentrum met pro bono-facilitators, waar de totale kosten 68,73 euro waren voor donuts en koffie. Waarde van elk evenement: onbetaalbaar. Kosten: zeer variabel. Het komt erop neer dat de kosten meer worden bepaald door de organisatiecultuur en de structurering van evenementen dan door een specifiek type methode.

Voordelen

Een uitdagende vraag voor veel methoden is: “Welke voordelen zullen er worden gerealiseerd?” Sommige methoden, zoals Six Sigma, zijn vanaf het begin aangesloten om potentiële voordelen te identificeren, deze tactisch na te streven en vervolgens de resultaten te controleren. Voor andere methoden, zoals Dialoog (dat helpt belangrijke niet-genoemde veronderstellingen te boven komen) of Participatieve Ontwerp workshop (dat organisaties omzet in structuren van goed presterende teams), is het iets moeilijker om een directe band met de bottom line te vinden. Een meerderheid de mensen die dergelijke methoden uitgevoerd hebben verklaarde dat, hoewel er zeker een voordeel was bij het uitvoeren van de methode, het verband tussen het gedrag van de methode en de financiële resultaten te los was om definitief een specifiek rendement op de investering te geven. Daar zijn verschillende alternatieven voor. Voordelen worden het best gedefinieerd in de context van de gewenste resultaten. Duidelijkheid over het doel van het werk vormt de basis voor het bepalen van de effectiviteit ervan. Of dit financieel het beste kan worden gemeten of op een andere manier? Het is een gelegenheid voor een rijk en nuttig gesprek zoals het als initiatief is gedefinieerd. Een andere benadering die wordt voorgesteld is om kwalitatief de kosten te overwegen van het niet doen van de methode en vervolgens te beoordelen of het zinvol zou zijn om het te doen. Zulke vragen kunnen bijvoorbeeld zijn: “Wat kost het om geen strategisch plan te hebben dat alle vice-presidenten hebben helpen te creëren en waarin ze gemotiveerd zijn om het te implementeren? En, wat zijn de kosten van verborgen en openlijke weerstand als frontline werknemers niet betrokken zijn bij beslissingen die hun lokale werkomstandigheden beïnvloeden? Ten slotte, is het belangrijk om te bedenken dat niet alle voordelen met een monetair prijskaartje komen. Sommige voordelen, zoals de kwaliteit van het werk, levendigheid in teams en verhoogde samenwerking zijn uiterst waardevolle doelstellingen en kunnen een onmiddellijk verschil maken in het leven van mensen, evenals een langetermijnverschil dat positieve economische implicaties heeft.

Middelen

Een vaak gemiste overweging is een van de middelen. Typische middelen vereisten voor methoden met een grote groep zijn onder meer flip-overs, ezels, markers, LCD-projectoren, een laptopcomputer en een grote kamer, bij voorkeur met een raam. Alles wat je nodig hebt voor een sessie vereist mogelijk financiële kosten, het kan een minimale uitgave zijn voor iets dat de sessie kan maken of breken. Als je bijvoorbeeld een LCD-projector nodig hebt en de sessie op een externe locatie uitvoert, moet je ervoor zorgen dat je deze vroeg besteld en dat ze back-up lampen voor de projector hebben. Als je in een rustieke berghut bent, zorg er dan voor dat de vergaderruimte waarin ze je hebben geplaatst stopcontacten heeft. Als de gekozen methode een grote cirkel stoelen en geen tafels vereist, zorg er dan voor dat het hotelpersoneel de tafels uit de kamer kan verwijderen, zodat het tijdens je sessie niet op een tafelmagazijn lijkt. En als je veel flip-overs vol informatie gaat genereren, zorg er dan voor dat het goed is om tape op de muren te gebruiken. Of zorg ervoor dat je dit afstemt met je facilitator, dat hij of zij dit voor je regelt. Je snapt het wel. Nu je weet waarom mensen methoden kunnen gebruiken die anderen betrekken bij het veranderen van hun systemen, wat hen kan uitschakelen en wat het kan kosten, wil je misschien weten wat het dan precies is aan de methoden die hen effectief maken. Dit bespreek ik in het volgende artikel.

NEWID CONSULTING, INTERIM & ADVIES